Suunnittele ja tee opetuksen varauksia

Työn eteneminen

Pepissä lukujärjestyssuunnittelu tehdään opintojaksototeutuksien avulla. Syy tähän lähestymistapaan on se, että vuosisuunnittelun puolella opintojaksototeutuksiin on liitetty eri resursseja ja tätä aiempaa suunnittelua halutaan hyödyntää suoraan myös lukujärjestyssuunnittelussa. Resurssisuunnittelu (lukujärjestyssuunnittelu) etenee siis näin

  1. Aluksi etsitään ja valitaan opintojaksototeutus (sen mukana toteutukseen liitetyt resurssit kuten opettaja ja ryhmä).
  2. Etsitään tila.
  3. Valitaan kalenterista sopiva aika varaukselle.
  4. Tarkistetaan/täydennetään varauksen muut tiedot.
  5. Tallennetaan varaus.
  6. Julkaistaan varaus, jonka jälkeen varaus vasta näkyy opiskelijoille.

Perusnäkymä

Perusnäkymä alla

Perusnäkymä koostuu muutamasta kokonaisuudesta, jotka on numeroituna ylläolevassa kuvassa.

  1. Välilehdet
    • Näiden välilehtien avulla voit määrittää kenen näkökulmasta haluat suunnitella lukujärjestyksiä – tarkemmin ottaen kenen näkökulmasta haluat hakea toteutuksia. Toimintaperiaate on kaikilla välilehdilla muuten sama mutta eroa syntyy kohdassa 2. eli toteutuksien valitseminen riippuu välilehdestä.
    • Omat toteutukset” -välilehden kautta löytyy automaattisesti omat käynnissä oleva ja tulevat toteutukset. Sen lisäksi välilehdeltä löytyy kaikki omat suosikkilistasi toteutuksista. Suosikkilistoja voi tehdä päänäkymän määrittele resurssijoukot ja suosikit” toiminnon kautta.
    • Ryhmän toteutukset” -välilehden kautta kohdan 2 kentät hieman muuttuvat ja ylimpänä voi valita ryhmän tunnuksen, jonka jälkeen alempaan pudotusvalikkoon täydentyy kyseisen ryhmän meneillään olevat ja tulevat toteutukset valittavaksi.
    • Opettajien toteutukset” -välilehden kautta kohdan 2 kentät hieman muuttuvat ja ylimpänä voi valita opettajan nimen, jonka jälkeen alempaan pyudotusvalikkoon täydentyy kyseisen opettajan meneillään olevat ja tulevat toteutukset valittavaksi.
    • OPSien toteutukset” -välilehden kautta kohdan 2 kentät hieman muuttuvat ja kohdan 2 ylimpänä voi valita opetussuunnitelman, jonka jälkeen alempaan pyudotusvalikkoon täydentyy kyseisen OPSiin meneillään olevat ja tulevat toteutukset valittavaksi
  2. Toteutuksen valinta
    • Tässä kohdassa valitaan toteutus jonka perusteella täydennetään kohdan 3 kenttiä.
    • Toteutuksen valinta riippuu hieman kohdan 2 välilehdestä mutta valinta tapahtuu kaikilla välilehdillä samalla idealla: ylimpään kenttään valitaan haluttu lista joka voi olla esim. oma tallennettu lista, tietyn ryhmän toteutukset tai tietyn opettajan toteutukset.
    • Alempaan pudotusvalikkoon täydentyy nyt äsken valitsemasi listan toteutukset, valitse toteutus jolle haluat tehdä varauksen (kalenterimerkinnän).
    • Navigointipalkin voi piilottaa klikkaamalla toteutuksen valintojen yläpuolella olevaa << -nuolta ja vastaavasti tuoda se näkyviin klikkaamalla >>-nuolta
  3. Resurssit joille teen varausta
    • Edellisessä kohdassa valitun toteutuksen resurssit päivittyvät tämän kohdan kenttiin. Resursseja ovat mm. toteutus, opettajat (henkilöt), ryhmät ja pienryhmät.
    • Toteutuksen tietojen lisäksi voit valita myös tilan ja/tai välineen
    • Myös kalenterinäkymä päivittyy näiden resurssien osalta eli näet suoraan kaikkien tässä kohdassa olevien resurssien kalenterin ”päällekkäin” kalenterissa. Kaikilla vapaataKun näet kalenterissa tyhjän kohdan, tiedät että kaikilla valituilla resursseilla on tyhjää kalenterissa ja siihen kohtaan voi tehdä varauksen.
    • Tarvittaessa voit valita tilan vasta varauslomakkeella
    • Katso tämän sivun lopusta mitä pienet nuolet ja suurennuslasi tarkoittavat kenttien vieressäYlimääräiset poisHUOM! resurssin vieressä olevasta rastista saat poistettua ylimääräiset resurssit – esimerkiksi kun olet tekemässä varausta toteutukselle jolla on monta opettajaa, mutta haluat varauksen koskevan vain yhtä näistä opettajista.
  4. Näkymän asetukset
    • Kalenterinäkymän yläpuolella näkyy valitun toteutuksen nimi (, mikäli toteutusta ei ole valittuna, tässä kohtaa lukee Valitse toteutus). Kun klikkaat toteutuksen nimen edessä olevaa nuolta, saat esille lisätietoa toteutuksesta, lisätiedot menevät takaisin piiloon kun klikkaat nuolta uudestaan.
    • Näkymää voi muuttaa valitsemalla kalenterinäkymän (yleisin), ajoitusnäkymän tai listanäkymän.
    • Voit valita kuukausi-, viikko-, tai päivänäkymän. Näkymiä voi selailla eteen- tai taaksepäin nuolista. 
    • Kalenterin asetukset -napin takaa voit säätää kalenterinäkymän tarkkuutta, alkamisaikaa, loppumisaikaa, näytetäänkö viikonloput jne.
    • Voit myös suoraan siirtyä tiettyyn päivämäärään ”Siirry päivään” -napin kautta
  5. Aktiivinen ajanjakso
    • Tämän toiminnon avulla voit asettaa kalenterille oletuspäivän, jolloin kalenteri aukeaa tässä näkymässä aina kyseiselle viikolle vaikka vaihtelet toteutusta. Tämä toiminto on hyödyllinen etenkin suunnitellessa lukujärjestyksiä tulevaisuuteen alkaen päivämäärästä X – esimerkiksi kolmen kuukauden päästä alkavalle periodille.
      • Ajanjakson alkamisaikaa voit muuttaa klikkaamalla osoitin päivämäärään ja voit aukenevasta pienestä kalenterinäkymästä valita haluamasi ajan.
  6. Kalenteri
    1. Tässä kohdassa valitaan tietty päivä ja kellonaika jolloin varaus halutaan toteutuvan. Valinta tapahtuu klikkaamalla oikeasta kohdasta kalenteria. Tämän jälkeen avautuu varauslomake, jossa voit vielä tarkastaa ja muutella varauksen tietoja ennen varauksen tallentamista.

Varausten julkaisu

MUISTA julkaista varaukset joko yksittäin varauslomakkeelta tai massamuutoksella

Resurssit joille teen varausta – aputoiminnot

  1. Suppilo-painikkeella kentän oikeassa laidassa voit käyttää tallentamiasi hakutuloksia suodattamaan hakutuloksia.
  2. Voit valita aiemmin tallentamasi listan tai hakutuloksen. Jos olet esimerkiksi tehnyt henkilölistan omasta tiimistäsi, voit valita kaikki tiimisi jäsenet kerralla varaukseen mukaan esimerkiksi tiimipalaveria varten.
  3. X-napilla voit tyhjentää ko. resurssin.
  4. Suurennuslasi
    • Tällä napilla aukeaa pop-up ikkuna jossa voit tehdä lisähakuja kyseiselle resurssille (tilalle).

Luo varaus

Pikaohje

Määritä varaukseen liittyvät teidot Tee varaus-kentässä.

Siirry kalenterissa haluamasi kohtaan.

Maalaa haluamasi ajankohta kalenterissa.

Ristiriidat

Muista tarkista varaukseen liittyvät ristiriidat.

Tarkempi ohje

Määritä Tee varaus -kentän alle haluamasi ehdot. Kirjoittamalla 3 merkkiä, järjestelmä alkaa etsiä ko. tuloksia järjestelmästä.

Siirry kalenterissa haluamaasi kohtaan. Käytä näkymiä hyväksesi tai Siirry Päivään.

Maalaa hiiri pohjassa haluamasi ajankohta. Valinta näkyy vaaleansinisenä.

Sinulle aukeaa Uusi varaus-ikkuna, johon voit määrittää tarvittavat tiedot. Huomaa yläosassa Varauksen tila-vaihtoehdot: Luonnos (sininen), Ehdotus (keltainen) ja Julkaistu (vihreä). Nämä värit näkyvät myös kalenterimerkinnässä. Kts. edellä olevasta kuvasta.

  • Status – määrittää onko varaus
    • luonnos (näkyy vain suunnittelijoille)
    • ehdotus (näkyy vain suunnittelijoille ja opettajille)
    • julkaistu (näkyy myös opiskelijoille ja lukkareissa)
  • Aihe– määrittää varaukselle otsikon
  • Tila ja välineet – luokkatila ja/tai väline, valitse tilan nimi/koodi tai käytä tarvittaessa ”Etsi sopiva tila” –toimintoa.
    • Ulkopuolinen tila, mikäli esim. oppitunti pidetään jossain muualla kuin koulun tiloissa – tähän voi asettaa todellisen paikan klikkaamalla ”Ulkopuolinen tila”.
  • Aika (alkaa – loppuu) yksittäisen varauksen alkamis-, ja loppumisaika
  • Toistuvuus – voit valita varauksen toistuvaksi esim. usealle viikolle peräkkäin
  • Varattu henkilöille– valitse vain opettaja(t) joita tämä kyseinen varaus koskee
    • Varattu henkilöille = varauksen vastuuhenkilö (eli henkilö jolle varaus on tehty – tämä ei siis ole sama asia kuin varauksn tekijä/tallentaja) vaikka oleltuksena siinä näkyykin varauksen luoja.
    • Näillä henkilöillä on oikeus muokata varausta samoin kuin varauksen tekijällä (alkuperäisellä tallentajalla) ja muokkaajalla.
  • Muut osallistujat – valitse muut henkilöt, joita tämä kyseinen varaus koskee
    • Osallistujilla ei ole oikeutta muokata varauksia.
    • Osallistuja muutoin sama asia kuin varattu henkilöille.
    • Lisää tietoa varaajista ja osallistujista FAQ-sivuilla.
  • Kustannuspaikka – haetaan automaattisesti mutta voi myös korjata käsin jos ehdotettu kustannuspaikka on väärin

Kustannuspaikka -tieto on pakollinen. Pepissä on teennäisiä kustannuspaikkoja tilavarauksillesen mukaan, minkä yksikön toimintaan liittyvästä varauksesta on kysymys. Silloin kun tilavaraus tehdään resurssien suunnittelu- ja varauksen kautta, käytetään näitä teennäisiä kustannuspaikkoja. LABissa ei ole toistaiseksi sovittu tilavarausten kustannusten seurannan tekemisestä, tämän vuoksi varauksia ei tarvitse kohdistaa oikeille kustannuspaikoille.

  • MI Tilavaraus
  • LI Tilavaraus
  • TE Tilavaraus
  • ST Tilavaraus
  • Varauksen lisätiedot tulevat näkyviin Näytä-linkistä:
    • Ulkopuolisiin osallistujiin voi lisätä organisaation ulkopuolisia henkilöitä (heidän sähköpostiosoitteitaan). Ole tarkka oikeasta muodosta:
      • Syötä yksi henkilö per rivi, muodossa Matti Meikäläinen <matti@example.com>
      • Huom! Kun lisäät henkilöitä ”Ulkopuolisiin osallistujiin” – Laita vain yksi henkilö ”varattu henkilöille” -kenttään, tuo henkilö näkyy ulkopuolisille osallistujille kutsun lähettäjänä. Jos ”varattu henkilöille” -kentässä on monta henkilöä niin ulkopuoliset osallistujat saattavat saada monta kalenterikutsua.
    • Lisätiedot – näkyy mm. lukkareissa, tässä voi kertoa lisätietoa varausta koskien.
    • Osallistujalukumäärä
    • Hinnan tyyppi – Sisäinen hinta/Yleinen hinta
    • Varaus luotu – varauksen luontiajankohta
    • Varauksen tekijä – Varauksen tekijä


Voit määrittää tapahtuman toistuvaksi, valitsemalla ko. vaihtoehdon ja sinulle aukeaa Varauksen toistuvuus -ikkuna.

Määritä asetukset valmiiksi ja tarkista Esikatsele-ikkunasta mahdolliset ristiriidat. Esimerkissä keskimmäisessä on ristiriita Tatu Testisen kalenterin kanssa kanssa. Poista rasti mahdollisesti ristiriitaisista varauksien edestä ja hyväksy Valitse-painikkeella.

Muokkaa varaus

Valitse kalenterimerkinnässä (kts. edellä) muokkaa TAI kalenterimerkinnässä varauksen kohdalta Ratas – Muokkaa. Näin voit muokata kaikkia kalenterimerkinnän kenttiä kuin aikaisemmin luotaessa uutta varausta.

Varauksen kopiointi

Pikaohje

Varauksen kopiointi tapahtuu seuraavasti:

  1. Etsi kopioitava varaus kalenterinäkymässä.
  2. Valitse varaus kopioitavaksi.
  3. Klikkaa kohtaa johon haluat varauksen kopioituvan .
    • voit selata viikkoja eteenpäin
    • voit kopioida varauksen moneen kertaan eri kohtiin
  4. Siirry pois varauksen kopioinnista klikkaamalla ”Lopeta kopiointi” (nappi löytyy kalenterin yläpuolelta oikeasta laidasta).

Tarkempi ohje

Siirry kalenterinäkymään ja etsi haluamasi varaus

Voit tehdä tämän seuraavissa näkymissä ”Oma kalenteri”, ”Suunnittele ja tee opetuksen varauksia” tai ”Tee muu varaus”

Valitse kopioitava varaus klikkaamalla varauksen vasemmassa yläkulmassa olevaa ikonia. Kts. alla olevassa kuvassa A.

Valitse valikosta ”Kopioi”. Kts. alla olevassa kuvassa B.

Valitse kalenterissa kohta tai kohtia johon haluat varauksen kopioituvan. Kopioitu varaus näkyy keltaisella VALITTU.

Kun haluat lopettaa kopioinnin klikkaa ”Lopeta kopiointi”

Varauksen voi joko poistaa tai perua mikäli

  • käyttäjän oikeudet riittävät normaaliin varauksen muokkaamiseen (olet varauksen tekijä tai sinut on merkitty varaukselle henkilöksi).
  • varaus on tulevaisuudessa (historiallisia varauksia ei voi muokata)

Varauksen poistolla ja perumisella tarkoitetaan samaa asiaa. Semanttisesti nämä eroavat siinä, että varauksen poistamisesta voidaan lähettää ilmoitus opiskelijoille, jolloin opiskelijan näkökulmasta kyseessä on varauksen peruminen.

Varauksen poisto

Pikaohje

Valitse varauksen kohdalla Ratas – Poista

Vahvista varaus Poista-painikkeella

Tarkempi ohje

Varauksen voi tehdä klikkaamalla varausta kalenterista ja avautuvasta ikkunasta klikkaamalla ”Poista”

TAI valise kalenterimerkinnän oikeasta yläkulmasta ratas ja sieltä ”Poista”.

Tämän jälkeenaukeaa uusi ikkuna, jossa pyydetään vielä vahvistamaan varauksen poisto. Jos kyseessä on toistuva varaus, voit valita vielä useamman varauksen.

Samalla kysytään, halutaanko lähettää peruutusilmoitus opiskelijoille. Tätä klikkaamalla lomake laajenee ja käyttäjä voi kirjoittaa opiskelijoille lähetettävän viestin, esim. otsikkoon ”Matematiikan tunnin peruutus tänään 1.1.2020” ja viestiksi ”Opettajan sairastumisen vuoksi tunti perutaan”. Tämä viesti lähtee halutulle vastaanottajille tavallisena sähköpostiviestinä.

Vastaanottajien valitseminen:

  • Toteutuksen opiskelijat = Opiskelijarekisterissä ko. toteutukseen liitetyt opiskelijat
  • Ryhmän opiskelijat = Varauksen ryhmien opiskelijat (kaikkia varauksia ei tehdä toteutuksille)
  • Kaikki = Summa edellisistä

Lisäksi lähetetään sama ilmoitus suoraan varaukseen liitetyille henkilöille, koska varauksen voi perua joku muukin henkilö kuin esim. opettaja itse. Tuossa on muutenkin ajateltu, että opettajan on hyvä ”varmistua”, että viesti on lähtenyt ja sen hän huomaa saamalla itsekin tuon ilmoituksen.

Perumisen voi toki lähettää myös perinteisellä sähköpostiviestillä jos haluaa tarkemmin määrittää kenelle viesti lähetetään.