Työaikasuunnitelma

Työaikasuunnitelmat tehdään Peppi-tietojärjestelmää käyttäen. Kaikissa yksiköissä noudatetaan näissä Peppi-ohjeissa esitettyjä yhdessä sovittuja käytänteitä. Niitä kehitetään edelleen tulevina kausina nyt saatujen kokemusten perusteella.

Työaikasuunnitelmassa jaetaan opettajan vuotuinen kokonaistuntimäärä (normaalitapauksessa 1624 h) neljään tehtävätyyppiin, jotka muodostuvat yhdestä tai useammasta erillisestä tehtävästä.

Pepin ulkopuolella tehtävä taustatyö

Peppi-järjestelmään syötettävät tuntikokonaisuudet perustuvat opettajan ja esimiehen käymiin keskusteluihin sekä mahdollisiin erillisiin dokumentteihin. Peppiin voidaan syöttää tarkoituksenmukainen määrä detaljitietoa tehtävistä.

Henkilön työaikasuunnitelman tietojen haku

  1. Syötä tarkasteltavan henkilön nimi
  2. Valitse tarkasteltava lukuvuosi ’Enemmän valintoja’-linkistä (koska TASit tehdään lukuvuodelle)
  3. Valitse kategoria jolla haluat tarkastella tietoja:

Kategoriat

Korkeakoulussa on käytössä kolme vaihtoehtoista kategoriaa:

a. Valitse = lajittelee tiedot kuten ne syötetään Peppiin

b. LAB (Työaikasuunnitelman tulosteessa käytettävä kategoria)

Tehtävätyypit

  1. Opetus
  2. Muu työ
  3. Kehittäminen
  4. TKI

c. OKM

Työaikasuunnitelma esimiehen silmin

Tehtäväkokonaisuudet -välilehti

Suunnitellut työt aikavälille -kohtaan voidaan syöttää esimerkiksi kehityskeskustelussa sovittu karkeamman tason työajan suunnitelma.

Tehtävät tehtäväkokonaisuuksittain -kohta kertoo miten opettajalle syötetyt tehtävät jakautuvat valitun kategorian mukaisesti. Tässä kohdassa voidaan tarkastella karkealla tasolla, että miten tehtävät jakautuvat opettajalle.

Kuva: Tehtäväkokonaisuudet -välilehti

Työaikasuunnitelma-välilehti

Välilehti kertoo yksityiskohtaisemmin miten tunnit jakautuvat opettajalle.

Opintojaksototeutusten tehtävät

Opettajan työaikaa ei resurssoida opintojaksojen toteutuksien kautta. Työaika resurssoidaan ja hallinnoidaan tehtävänippujen avulla.

Toteutukselle resurssoitujen tuntien ja muiden tietojen muokkaus: Toteutuksen koodi toimii linkkinä suoraan toteutukselle, josta pääsee katsomaan toteutuksen tietoja niitä voi muokata, esimerkiksi resursoitavaa tuntimäärää.

Työaikasuunnitelman työt

Työaikasuunnitelmalle resurssoituja tehtäviä ja niihin liittyviä kustannustunnisteita hallinnoidaan tehtävänippujen avulla.

Osaamispäälliköt luovat aloittain Pepin vuosisuunnittelun ”Työaikasuunnitelman työ” -välilehdelle neljä tehtävätyyppiä vastaavaa tehtävänippua. TKI-tehtävänippuun lisätään opettajalle oma tehtävärivi kullekin hankkeelle. Muihin tehtävänippuihin tulee vain yksi rivi per opettaja.

Tehtävään tuleva työaika syötetään Peppiin yhtenä lukuna. Peppi jakaa työajan automaattisesti kevät-syksy välille tasaisesti 23/17 -viikkoa. Tarkemmista työaikajaoista kevät-syksy -välillä sovitaan erillisellä dokumentilla.

Tehtäväriviin kiinnitetään opettajan tiimiä vastaava kustannuspaikka/muu tunniste. Näin työaikoja voidaan Pepin raporteissa käsitellä yksiköittäin ja tiimeittäin.

TehtävätyyppiSisältö
OpetusToteutuksille resurssoitu opetustyö
Muu työTutorointi, harjoittelun ohjaus
KV-työt / -vaihdot
KehittäminenTiimipalaverit, LAB yhteiset
Sisäiset ja ulkoiset työryhmät
TKIUlkoisen rahoituksen hanketyöt
Hankevalmistelut ja haut

Tehtävien tietoja pääsee muokkaamaan työaikasuunnitelman puolelta klikkaamalla tehtävän nimeä, se toimii linkkinä tehtävänippuun.

  • Tehtävän nimi: tehtävänipun tehtäväriville opettajalle syötetty tehtävän nimi
  • Tehtävätyyppi
  • Tunnit jakautuvat laskennallisesti lukuvuoden ajalta kalenterivuosiin
  • Yhteensä sarakkeessa tehtävän kaikki tunnit
  • Kustannuspaikka

Vapaajaksot ja lisätiedot-välilehti

Valitse olemassa olevista vapaajaksoista tai syötä opettajalle vapaamuotoinen henkilökohtainen tieto. Työaikasuunnitelmaan kirjataan kaikki tiedossa olevat poissaolot, ne sisältyvät opettajan työaikaan (esim.1600 h). Lisätieto-kenttään kirjoitettu vapaajakson tarkenneteksti näkyy kaikille Pepin käyttäjille, kirjoita siis teksti siinä muodossa ettei se sisällä liian yksityistä tietoa.

Vain poikkeustapauksissa ja perustellen voidaan näistä poikkeavista vapaajaksojen ajankohdista sopia yksikön johtajan kanssa. Vapaajaksojen tiedot ja niihin liittyvä ohjeistus löytyy TAS-ohjeesta.

Kustannuspaikkaerittely

Tarkasta ettei ole yhtään tuntia ilman kustannuspaikkaa, eli rivi Tuntien summa, joilta puuttuu kustannuspaikka on oltava 0,00. 

Puuttuvat kustannuspaikat pitää käydä lisäämässä ennen työaikasuunnitelman tulostamista ja hyväksymistä.

Työaikasuunnitelman hyväksyminen – esimiehen/suunnittelijan ohje

Esimies lähettää työaikasuunnitelman sähköisesti Pepin kautta hyväksyttäväksi. Työaikasuunnitelmassa näkyvät opettajan kokonaistyöaika, tehtävätyyppien työajat sekä vapaajaksojen ajankohdat.

Opettaja hyväksyy tai hylkää työaikasuunnitelman sähköisesti Pepissä ja tarvittaessa työaikasuunnitelmaa työstetään edelleen. Yksikön johtaja hyväksyy lopulliset työaikasuunnitelmat sähköisesti Pepissä.

OPETTAJAN TIETOJEN HAKU JA TARKASTUS

  • Hae opettajan nimi, valitse aikaväli ja kategoriaksi LAB.
  • Tarkasta että opettajan kaikkien välilehtien tiedot ovat kunnossa
  • Tehtäväkokonaisuudet
  • Työaikasuunnitelma: tehtävät ja niille resurssoidut tunnit ovat oikein
  • Vapaajaksot ja lisätiedot: sovitut tiedot on tallennettu järjestelmään
  • Kustannuspaikkaerittely: opettajan tehtävät on laitettu oikeille kustannuspaikoille ja sivun lopussa on arvo 0,00 kohdassa ”Tuntien summa, joilta puuttuu kustannuspaikka”. Eli kaikille tunneille on määritelty kustannuspaikkatieto.

Hyväksyminen -välilehti

Siirry Hyväksyminen -välilehdelle.

ESIKATSELU

  • Valitse tulostuspohjaksi LAB-pohja.
  • Voit esikatsella tulostetta Työaikasuunnitelma -painikkeesta.

TAS-EHDOTUKSEN TEKEMINEN SÄHKÖISESTI

  • Aloita sähköinen hyväksymisprosessi painamalla Lähetä opettajalle hyväksyttäväksi -painiketta. 
  • Lisää allekirjoittajiksi opettajan lisäksi yksikön johtaja.
  • Tämän jälkeen ohjelma tekee asiakirjasta pdf-tulosteen. Ja opettajan saa työaikasuunnitelmasta ehdotuksen hyväksyttäväksi tai hylättäväksi.

OPETTAJAN PALAUTTAMA TAS-EHDOTUS

  • Opettaja joko hyväksyy tai ei hyväksy saamansa ehdotuksen. Jos hän ei hyväksy ehdotusta, hän kirjoittaa kommenttikenttään selvitystä asiasta.
  • Kun opettaja on palauttanut ehdotuksen, jos siihen on tämän jälkeen tarve tehdä muutoksia, muokkaa työaikasuunnittelun tietoja ja lähetä korjattu ehdotus opettajalle uudelleen hyväksyttäväksi.
  • Kun opettaja on hvyäksynyt ehdotuksen, poista mahdolliset aiemmat luonnosversiot tarpeettomina. Jätä Peppiin ainoastaan aiemmin hyväksyttyjä vahvistettuja versioita.

LOPULLINEN HYVÄKSYNTÄ SÄHKÖISESTI

  • Kun te molemmat olette hyväksyneet työaikasuunnitelman, yksikön johtaja tekeen siitä lopullisen hyväksynnän Pepissä. 

Edellä esitetyt työvaiheet toistetaan aina, kun opettajan työaikasuunnitelmasta tehdään uusi allekirjoitettava versio.

Työaikasuunnitelmien muutosten hallinta

Työaikasuunnitelman toteutuma tarkistetaan kaksi kertaa vuoden aikana ja mahdolliset muutokset tehdään työaikasuunnitelmaan. Päivitetty työaikasuunnitelma hyväksytään sähköisesti Pepissä.

Työaikasuunnitelman muutoksella tarkoitetaan joko kokonaistyöajan muutosta tai tehtävätyyppien välillä tapahtuvaa merkittävää muutosta. Tehtävätyyppien sisällä tapahtuvat muutokset ovat tehtävämuutoksia.

Jos syntyy tarve tarkentaa tai muuttaa vahvistettua työaikasuunnitelmaa, kaikista työsuunnitelman muutoksista sovitaan opettajan ja esimiehen kesken. Mikäli muutokset voidaan toteuttaa jo hyväksyty työaikasuunnitelman puitteissa, ei työaikasuunnitelmaa tarvitse vahvistaa uudelleen. Muussa tapauksessa sovitaan suunnitelman muuttamisestaopettajan ja esimiehen kesken ja yksikön johtaja vahvistaa muutetun työsuunnitelman. Jos työaikasuunnitelmaa on tarpeen muuttaa, Peppiin tallennetaan siitä uusi versio (pdf).

Molemmat versiot säilyvät ohjelmassa. Aiemmin hyväksyttyjä eli vahvistettuja työaikasuunnitelman versioita ei poisteta ohjelmasta.

Kun työsuunnitelma merkitään valmiiksi Pepissä, se tallentuu ohjelmaan pdf-muodossa ja säilyy siellä muuttumattomana vaikka työsuunnitelmaan liittyviä tehtäviä muutettaisiin.

Muuttuneista työaikasuunnitelmista tulee laittaa uudet tulosteet henkilöstöpalveluihin. Erityisesti silloin jos muutokset vaikuttavat palkanmaksuun tai palkan kustannuspaikkajaotteluun.

TAS-tuloste

Tulosteen lopussa oleva tieto ”tuntien summa, joilta puuttuu kustannuspaikka”, pitää olla 0 siinä vaiheessa kun tulostetaan allekirjoitettava työaikasuunnitelma.

Työaikasuunnitelma opettajan silmin

Opettaja voi tarkastella hänelle tallennettua työaikasuunnitelmaa, sekä kokonaisuussuunnitelmaa että  toteutusten tehtäviä ja muita tehtäviä. Opettaja käsittelee hänelle lähetettyä työaikasuunnitelmaehdotusta.

Työaikasuunnitelman tarkastelu

  • Työaikasuunnitelma-välilehti avaa työn alla olevat ja vahvistetut työaikasuunnitelmasi.
  • Työaikasuunnitelmaa pääset tarkastelemaan napsauttamalla Työaikasuunnitelma (tehtävänimike) -tekstiä.
  • Hyväksymiskierroksella olevat ja vahvistetut työaikasuunnitelmat näet listalla. Nämä työaikasuunnitelmat ovat pdf muodossa.
  • Työaikasuunnitelma-linkki avautuu sivustolle, jossa voit valita ajanjakson, jolta haluat nähdä työaikasuunnitelman.
  • Opettajien työaikasuunnitelmaan sisältyvät tehtävät näytetään tehtäväalueittain piirakkamallissa
  • Yksityiskohtaisemmin näet tehtävät ja niihin resurssoidun ajan Työaikasuunnitelma-välilehdellä.

Vapaajaksot

  • Näytettävälle kaudelle sovitut vapaajaksot näet Vapaajaksot-välilehdellä.

Työaikasuunnitelman sähköinen hyväksyntä – opettajan ohje

Esimiehesi lähettää sinulle Pepin kautta TAS-ehdotuksen.

  1. Työaikasuunnitelma -painike avaa sinulle Pepin Työaikasuunnitelma -osion, josta löydät yksityiskohdat ja linkit toteutuksiin.
  2. Työaikasuunitelma linkkiteksti avaa sinulle Työaikasuunnitelman pdf
  3. Hyväksymällä tai hylkäämällä TAS-ehdotuksen se palatuu esimiehellesi.
  4. Jos hylkäät ehdotuksen, lisää Kommentti -kenttään tieto hylkäyksen syystä. Toiminnan sujuvuuden edistämiseksi kannattaa asiasta myös tarpeen mukaan keskustella esimiehen kanssa kasvokkain tai puhelimitse.
  5. Jos olet hylännyt ehdotuksen esimiehesi lähettää sinulle uudestaan TAS-ehdotuksen hyväksyttäväksesi.
  6. Sinä jälleen joko hyväksyt tai hylkäät ehdotuksen ja se palautuu esimiehellesi.
  7. Kun olette molemmat hyväksyneet TASin, yksikön johtaja tekee siitä lopullisen hyväksynnän myös sähköisesti Pepissä.
  8. Tämän jälkeen TASit toimitetaan henkilöstöpalveluihin josta ne välitetään palkanlaskentaan.