Agreements and messages

Agreements

The purpose of the agreements function in Peppi is to make contracts between the students and the UAS. The agreements can relate to completing studies or to recognition of prior learning.

Documenting PSP conversations with the Agreements function

The agreements function can be used to document PSP conversations in the following way:

Documenting can be described in the description section:

Tähän Sopimukseen dokumentoidaan opiskelijan ja opettajatutorin käymät HOPS-keskustelut. Sopimukseen voidaan liittää yksittäisiä opintojaksoja silloin, kun niiden suoritukseen liittyy jotain erityistä jota halutaan seurata. Kun opintojakson suoritus on kunnossa, se poistetaan Sopimuksesta. Sopimukseen voidaan liittää muita opettajia tai opinto-ohjaaja silloin, kun heidän on hyvä saada HOPS-keskusteluun liittyvät asiat tietoonsa (kattaa kaikki asiat Sopimuksen alkupäivästä lähtien). Tämä keskustelu (Sopimus) on voimassa niin kauan kun opiskelu kestää.

”The PSP-related discussions between the student and the tutor are documented in this Agreement. Individual courses can be included in the Agreement when there is something special to be followed for their performance. When the course is completed, it will be removed from the Contract. Other teachers or study counsellors may be attached to the Agreement when they are in some way related to the issues related to the PSP-discussion (all conversations from the starting date of the Agreement will be visible to them). This discussion (Agreement) is valid for as long as the studies continue.


Teachers can find agreements in the student's PSP Messages section. Students can find messages in the Agreements and Messages section under the E-services header. When an agreement is being edited or new messages are sent, the recipient will receive an email notification about it. Teachers can also see a notification in the Messages section of their Peppi frontpage.

Agreements on a Student's desktop:

  • When an agreement is made or it is being edited, a student will receive an email notification about it. You cannot reply to the message via email. Log in to Peppi to reply so that all messages are saved in Peppi.
  • Students can find Agreements in the Messages section of their PSP or in the Agreements and Messages section under E-services

Agreement information

  • An agreement always needs a description
  • End date (the agreement is valid between the Peppi creation date and the end date)
  • Student who is part of the agreement
  • Teacher(s) who is part of the agreement
  • Modules included in the agreement. This information is not required in the agreement.

Teacher tutor, teacher or another member of the staff fills in the agreement information to Peppi. Once the agreement is saved, it is visible to the student in the agreements section of Peppi. Find information about the agreement status, type, title, teacher and description in the general view. Click the title to see more information.

Functions for agreement processing

  • Edit: edit the agreement information when necessary. Edited agreements are sent to the other party for comment or acceptance.
  • Accept: accept an agreement. The other party will be notified about the acceptance.
  • New message: send messages about the agreement

Adding an agreement

  • Click add agreement
  • Fill in agreement information: title, description, end date, student, teachers and study modules / units that are part of the agreement
  • Save

Adding an agreement to a message chain

  • Click the Agreements and Messages and choose the messages section
  • Choose the message chain you want to add the agreement into
  • Fill in agreement information: title, description, end date, student, teachers and study modules / units that are part of the agreement
  • Save

End of an agreement

  • End of an agreement is set by adding the end date.

Messages

All messages about PSP guidance and agreements are visible in the Messages section. You can use filters to view messages.

  • Show all
  • PSP tasks
  • PSP approvals
  • Notes (made to modules or units in the PSP)
  • Agreements

In this view you cannot reply to messages. Go to the section of the message to reply.

You can send messages to other Peppi users. When you send a message from Peppi, the recipient will get an email about it and see a notification in the Peppi front page. The sender of these messages is peppi(at)lab.fi. When you reply to a Peppi message via email, the recipient will see a notification on their Peppi front page.

In the front page of Peppi you will see the messages that have been sent to you via Peppi. You will also see the messages you have sent and that have been replied to.

Function is useful in different situations:

  • When you want to send a message to the whole organization
  • When you want to send a message to the whole student group
  • When you want to send a message to all participants of a certain course
  • When you want to send a message that is related to Peppi to designer or teacher. For example: "Could you check your work schedule if there is any corrections?"

Viestien lähettäminen henkilökunnalle

Voit lähettää viestejä yksittäisille henkilöille tai useille henkilöille.

  1. Mene Henkilöt-palveluun
  2. Hae henkilöitä ’Yksikön’ avulla kirjoittamalla hakuun organisaatioyksikön nimi tai osa nimestä
  3. (optio) Tallenna haku, jotta yksikön henkilöt löytyvät seuraavalla kerralla suoraan vasemmalla sijatsevasta valikosta ’Omat haut’
  4. Ruksi kaikki henkilöt kerralla painamalla laatikkoa otsikko rivillä
  5. (optio) Ruksi pois ne henkilöt, joille ET halua viestiä lähettää
  6. Paina otsikkorivillä sijaitsevaa kirjekuorta
  7. Kirjoita viestin otsikko ja viestin sisältö
  8. Press 'Send'

Viestien lähettäminen opiskelijaryhmälle

  1. Mene ’Yksikkö’-palveluun
  2. Etsi oikea yksikkö
  3. Paina ’Ryhmät’ linkkiä
  4. Etsi listauksesta oikea ryhmä
  5. Paina opiskelijat-linkkiä
  6. Ruksi kaikki henkilöt kerralla painamalla laatikkoa otsikkorivillä
  7. (optio) Ruksi pois ne henkilöt, joille ET halua viestiä lähettää
  8. Paina otsikkorivillä sijaitsevaa kirjekuorta
  9. Kirjoita viestin otsikko ja viestin sisältö
  10. Press 'Send'

Viestien lähettäminen toteutuksen opiskelijoille

  1. Mene kohtaan ’Vuosisuunnittelu – toteutukset’-palveluun (suunnittelijan työpöytä) tai ’Toteutukset’-palveluun (opettajan työpöytä)
  2. Etsi toteutus ja avaa se
  3. Mene välilehdelle ’Opiskelijat’
  4. Ruksi kaikki henkilöt kerralla painamalla laatikkoa otsikko rivillä
  5. (optio) Ruksi pois ne henkilöt, joille ET halua viestiä lähettää
  6. Paina otsikkorivillä sijaitsevaa kirjekuorta
  7. Kirjoita viestin otsikko ja viestin sisältö
  8. Press 'Send'