Sopimukset ja viestit

Sopimukset

Sopimuspankki-toiminnallisuus on tarkoitettu opiskelijan ja korkeakoulun välisten sopimusten tekoon. Sopivia käyttökohteita ovat mm. opintojen suorittamiseen liittyvät sopimukset tai myöhemmin ahot-sopimukset.

HOPS-keskustelun dokumentointi Sopimusta käyttäen

Opiskelijan HOPS-keskustelut voidaan dokumentoida Sopimusta käyttäen:

Kuvaus-kenttään voidaan kuvata dokumentointia seuraavasti:

Tähän Sopimukseen dokumentoidaan opiskelijan ja opettajatutorin käymät HOPS-keskustelut. Sopimukseen voidaan liittää yksittäisiä opintojaksoja silloin, kun niiden suoritukseen liittyy jotain erityistä jota halutaan seurata. Kun opintojakson suoritus on kunnossa, se poistetaan Sopimuksesta. Sopimukseen voidaan liittää muita opettajia tai opinto-ohjaaja silloin, kun heidän on hyvä saada HOPS-keskusteluun liittyvät asiat tietoonsa (kattaa kaikki asiat Sopimuksen alkupäivästä lähtien). Tämä keskustelu (Sopimus) on voimassa niin kauan kun opiskelu kestää.

”The PSP-related discussions between the student and the tutor are documented in this Agreement. Individual courses can be included in the Agreement when there is something special to be followed for their performance. When the course is completed, it will be removed from the Contract. Other teachers or study counsellors may be attached to the Agreement when they are in some way related to the issues related to the PSP-discussion (all conversations from the starting date of the Agreement will be visible to them). This discussion (Agreement) is valid for as long as the studies continue.


Sopimukset löytyvät Opettajan työpöydältä opiskelijan HOPSin Viestit-välilehdeltä ja Opiskelijat > Sopimukset ja viestit. Kun Sopimusta muokataan tai siihen lähetetään viestejä, opiskelija saa siitä herätteenä viestin sähköpostiinsa. Opettaja saa herätteenä viestin sähköpostiinsa ja Pepin etusivulle Viestit-kohtaan.

Sopimukset Opiskelijan työpöydällä:

  • Kun Sopimus tehdään tai sitä muokataan opiskelija saa siitä herätteenä viestin koulun sähköpostiin. Viestiin ei voi vastata sähköpostitse, vastaus tapahtuu Pepissä, jolloin vastaus myös tallentuu Peppiin.
  • Opiskelija löytää Sopimukset HOPSin Viestit-välilehdeltä ja kohdasta Opintoni > Sopimukset ja viestit

Sopimuksen tiedot

  • Aina kuvaus sopimuksen sisällöstä
  • Päättymispäivä (alkamispäiväksi muodostuu se päivä jolloin sopimus rekisteröidään Pepissä)
  • Opiskelija, jota sopimus koskee
  • Opettaja tai opettajat, joita sopimus koskee
  • Opintojakso tai opintojaksot, joita sopimus koskee. Tämä tieto voidaan myös jättää pois sopimuksesta tarvittaessa.

Opettajatutor, opettaja tai muu henkilökunnan edustaja syöttää tiedot sopimuksesta Peppiin. Kun tiedot on syötetty, sopimus tulee näkyviin Opiskelijan työpöydälle. Sopimukset listautuvat Sopimukset -näkymään. Pääsivulla näkyy otsikko, opettaja/t, kuvaus, luontipäivä, alkamisaika ja päättymisaika. Otsikkoa klikkaamalla avautuvat tarkemmat tiedot.

Sopimukseen liittyvät toiminnot

  • Muokkaa: muokkaa sopimuksen tietoja tarvittaessa. Muokkaukset lähtevät toisille sopimusosapuolille hyväksyttäväksi/kommentoitaviksi.
  • Hyväksy: hyväksy sopimus. Hyväksynnästä lähtee tieto toisille sopimusosapuolille.
  • Uusi viesti: lähetä sopimukseen liittyvä viesti, esimerkiksi väliaikatietoa asian edistymisestä, tai tarkennuksia.

Lisää sopimus

  • Valitse Lisää sopimus
  • Anna sopimukselle tiedot: otsikko, sopimuksen kuvaus, sopimuksen päättymispäivämäärä, opiskelija (jota sopimus koskee), opettajat (joita sopimukseen liittyy), sekä opintojaksot / toteutukset (joihin sopimus liittyy)
  • Valitse Tallenna

Lisää sopimus olemassa olevaan viestiketjuun

  • Klikkaa Sopimuspankki-näkymän vasemman palstan kohdasta Viestit
  • Valitse viestilistauksesta viestiketju, johon haluat liittää sopimuksen
  • Anna sopimukselle tiedot: otsikko, sopimuksen kuvaus, sopimuksen päättymispäivämäärä, opiskelija (jota sopimus koskee), opettajat (joita sopimukseen liittyy), sekä opintojaksot / toteutukset (joihin sopimus liittyy)
  • Valitse Tallenna

Sopimuksen päättyessä

  • Sopimuksen päättyessä lisää sille päättymispäivämäärä.

Viestit

Kaikki HOPS-ohjaukseen ja Sopimuksiin liittyvät viestit listautuvat Viestit -näkymään. Näkymässä voi suodattaa viestejä.

  • Näytä kaikki
  • HOPS-tehtävät
  • HOPS-hyväksynnät
  • Merkinnät (HOPSin opintojaksoille tai opintokokonaisuuksille tehdyt)
  • Sopimukset

Näkymässä ei voi vastata tai muuten käsitellä viestejä, se tehdään siinä Pepin toiminnossa mihin viesti liittyy. Listauksen sarake Tyyppi kertoo paikan.

Pystyt lähettämään Pepistä viestejä muille käyttäjille. Kun lähetät viestin jollekin käyttäjistä Pepin kautta, lähtee viesti vastaanottajan sähköpostiin ja vastaanottajan Peppi-työpöydälle. Pepistä sinulle lähetetyissä viesteissä näkyy lähettäjänä peppi(at)lab.fi. Kun vastaat tällaiseen viestiin sähköpostin kautta, menee viesti vastaanottajan Peppi-työpöydälle (etusivu).

Pepin etusivulla näet ne viestit, jotka sinulle on lähetetty Pepistä. Näet myös ne viestit, jotka olet lähettänyt Pepin kautta ja joihin olet saanut vastauksen.

Toiminto on kätevä erilaisissa tilanteissa:

  • Kun haluat lähettää viestin koko organisaatioyksikön jäsenille
  • Kun haluat lähettää viestin koko opiskelijaryhmälle
  • Kun haluat lähettää viestin tietyn toteutuksen opiskelijoille
  • Kun haluat lähettää viestin suunnittelijalle tai opettajalle asiasta, joka liittyy Pepin palveluihin. Esim. ”Käytkö tarkistamassa työaikasuunnitelmasi. Onko siinä korjattavaa?”

Viestien lähettäminen henkilökunnalle

Voit lähettää viestejä yksittäisille henkilöille tai useille henkilöille.

  1. Mene Henkilöt-palveluun
  2. Hae henkilöitä ’Yksikön’ avulla kirjoittamalla hakuun organisaatioyksikön nimi tai osa nimestä
  3. (optio) Tallenna haku, jotta yksikön henkilöt löytyvät seuraavalla kerralla suoraan vasemmalla sijatsevasta valikosta ’Omat haut’
  4. Ruksi kaikki henkilöt kerralla painamalla laatikkoa otsikko rivillä
  5. (optio) Ruksi pois ne henkilöt, joille ET halua viestiä lähettää
  6. Paina otsikkorivillä sijaitsevaa kirjekuorta
  7. Kirjoita viestin otsikko ja viestin sisältö
  8. Paina ’Lähetä’ nappia

Viestien lähettäminen opiskelijaryhmälle

  1. Mene ’Yksikkö’-palveluun
  2. Etsi oikea yksikkö
  3. Paina ’Ryhmät’ linkkiä
  4. Etsi listauksesta oikea ryhmä
  5. Paina opiskelijat-linkkiä
  6. Ruksi kaikki henkilöt kerralla painamalla laatikkoa otsikkorivillä
  7. (optio) Ruksi pois ne henkilöt, joille ET halua viestiä lähettää
  8. Paina otsikkorivillä sijaitsevaa kirjekuorta
  9. Kirjoita viestin otsikko ja viestin sisältö
  10. Paina ’Lähetä’ nappia

Viestien lähettäminen toteutuksen opiskelijoille

  1. Mene kohtaan ’Vuosisuunnittelu – toteutukset’-palveluun (suunnittelijan työpöytä) tai ’Toteutukset’-palveluun (opettajan työpöytä)
  2. Etsi toteutus ja avaa se
  3. Mene välilehdelle ’Opiskelijat’
  4. Ruksi kaikki henkilöt kerralla painamalla laatikkoa otsikko rivillä
  5. (optio) Ruksi pois ne henkilöt, joille ET halua viestiä lähettää
  6. Paina otsikkorivillä sijaitsevaa kirjekuorta
  7. Kirjoita viestin otsikko ja viestin sisältö
  8. Paina ’Lähetä’ nappia